Guide d’utilisation

1. Les principes

• Deux domaines séparés : IT et Bâtiment. Chaque équipe ne voit que ses propres idées, projets et tâches. La barre colorée sous l’en-tête indique le domaine affiché (bleu pour l’IT, orange pour le Bâtiment).
• Le parcours d’une idée : on la propose → l’équipe l’évalue → un administrateur décide. Une idée validée devient automatiquement un projet, découpé en tâches.
• Tout est partagé en temps réel avec les membres de votre équipe : ce que vous enregistrez est immédiatement visible par eux.

2. Se connecter

1. Ouvrez l’application et cliquez sur Se connecter avec Microsoft.
2. Choisissez votre compte de l’école (prenom.nom@epfc.eu) — le même que pour Outlook ou Teams.
3. Vous arrivez sur le tableau de bord de votre domaine.

Seules les personnes ajoutées à une équipe peuvent entrer. Si le message « ne fait partie d’aucune équipe » s’affiche, demandez à l’administrateur de votre équipe de vous ajouter.

3. Qui peut faire quoi

Les rôles sont propres à chaque domaine : on peut être administrateur de l’IT et simple membre du Bâtiment.

La direction (administratrice des deux domaines) peut en plus passer de l’IT au Bâtiment et accéder aux sauvegardes.

4. Le tableau de bord

C’est la page d’accueil. Elle résume l’état du domaine :

• Les indicateurs : idées à traiter (et celles que vous n’avez pas encore évaluées), projets actifs et en retard, tâches ouvertes, bloquées ou en retard, mises en production, taux de validation, délai moyen de décision. Les cases des idées, projets et tâches s’ouvrent d’un clic sur la liste correspondante.
• Les graphiques : activité des 12 derniers mois, charge de chaque membre, répartition des idées et projets par statut. Survolez une barre pour voir le détail ; « Voir les données » affiche les chiffres sous forme de tableau.
• Les listes d’action : idées en attente de décision, projets en retard, échéances des 14 prochains jours.

5. Les idées et leur priorité

Proposer une idée

Menu Idées → + Proposer une idée : un titre, une catégorie et une description (quel problème cela résout, pour qui, pistes de mise en œuvre).

Évaluer une idée

Ouvrez l’idée et donnez votre note de 1 à 5 sur trois critères :

L’application calcule un score sur 100 à partir des moyennes de toute l’équipe : impact × urgence × (6 − effort) ÷ 125 × 100. Une idée utile, urgente et facile à réaliser monte donc en tête. Priorité Haute à partir de 60, Moyenne à partir de 30, Basse en dessous.

La liste des idées est triée par score et signale celles que vous n’avez pas encore évaluées. Plus il y a d’évaluations, plus le score est représentatif : prenez le temps de noter les idées de vos collègues.

Discuter

Chaque idée a une zone de commentaires pour poser des questions ou compléter la proposition.

Période visée d’une idée

Chaque idée peut avoir une période visée sur le calendrier scolaire : avant Toussaint, avant Noël, avant Carnaval, avant les vacances de printemps ou avant la fin de l’année, pour l’année scolaire en cours ou la suivante. Elle se choisit en proposant ou en modifiant l’idée. Dans la liste des idées, filtrez par période ou triez par période visée : les idées sont alors regroupées sur une ligne du temps, période par période.

6. Les décisions

Un administrateur fait évoluer l’idée depuis le bloc Décision, avec un motif facultatif (conservé dans l’historique et envoyé à l’auteur par email) :

• Nouvelle → En évaluation : l’équipe l’étudie.
• Validée : l’idée devient un projet.
• Au placard : mise de côté pour l’instant ; elle pourra être reprise plus tard.
• Rejetée : elle ne sera pas réalisée.

Les idées validées, au placard ou rejetées disparaissent de la liste « À traiter » ; choisissez « Tous les statuts » dans le filtre pour les retrouver.

7. Les projets

Menu Projets. Chaque projet a un responsable, une date de début, une échéance, des notes et un statut :

À démarrer → En cours ⇄ En pause → En production, ou Abandonné.

L’avancement se calcule tout seul à partir des tâches (les plus longues comptent davantage). Un projet dont l’échéance est passée est signalé en retard.

Vue détaillée ou compacte

En haut des pages Idées et Projets, le bouton Détaillé | Compact choisit l’affichage : en compact, une ligne par élément (titre, personnes, dates ou période, avancement, statut), pour voir beaucoup plus d’éléments d’un coup. Sur la ligne du temps, cliquez sur l’en-tête d’une période pour la replier ou la déplier. Ces choix sont retenus par votre navigateur.

Trier et parcourir les projets

La liste se trie par échéance (par défaut), date de début, priorité ou plus récents. Triés par date, les projets s’affichent sur une ligne du temps, regroupés par mois ou par trimestre : les projets en retard d’abord, la période en cours mise en évidence, les projets sans date à la fin. Sans dates propres, un projet prend celles de ses tâches (« ≈ »). Pour une vue en barres sur le calendrier, utilisez le Planning (Gantt).

Créer un projet directement

Un projet décidé d’avance (obligation légale, demande de la direction, panne à traiter…) n’a pas besoin de passer par la boîte à idées. Chaque membre peut cliquer sur + Nouveau projet en haut de la page Projets : titre, catégorie, description et dates. Vous en êtes d’office le responsable : vous ajoutez ses tâches dans le diagramme de Gantt et vous les assignez aux autres membres de l’équipe, qui sont prévenus par email. Les administrateurs peuvent choisir un autre responsable à la création ou plus tard. Le projet est créé tout de suite, marqué ↗ Direct à la place du score de priorité. Sa fiche et son historique restent accessibles depuis le projet ; il n’entre pas dans les statistiques des idées (taux de validation, délai de décision).

Documents et liens

Sur la page d’un projet, la carte Documents et liens montre le dossier SharePoint du projet (créé automatiquement) et son contenu, ainsi que des liens vers un site SharePoint, un dossier OneDrive, une équipe Teams ou un site web. 📎 Joindre des fichiers les envoie dans ce dossier SharePoint (jamais dans l’application) ; 📂 Ouvrir le dossier du projet permet aussi d’y déposer ou d’y modifier des documents directement : ils apparaissent dans la page. Les fichiers s’ouvrent dans SharePoint, avec les droits du site. Toute l’équipe consulte ; les gestionnaires du projet et les personnes qui y ont une tâche ajoutent ; les gestionnaires suppriment (le fichier part dans la corbeille du site).

Archiver un projet

Sur la page d’un projet, 🗄 Archiver (administrateurs et responsable du projet) le range : il n’apparaît plus dans les listes, le Kanban, le planning ni le tableau de bord, mais reste consultable, dans l’export Excel et dans son historique. Pour le retrouver : page Projets → filtre Projets archivés ; sa page propose alors Désarchiver.

Co-gestionnaires

Dans Pilotage, le responsable du projet (ou un administrateur) coche un ou plusieurs co-gestionnaires. Ils ont les mêmes droits que le responsable : modifier le projet, créer, assigner et réordonner ses tâches. Ils sont prévenus par email et le projet apparaît dans leurs « Mes projets ». Les administrateurs peuvent modifier tous les projets.

Intervenants externes

Une tâche peut aussi être confiée à un intervenant externe (MCG Service, Keyes…) : cochez-le dans la fiche de la tâche, ou tapez son nom pour l’ajouter. Les externes n’ont pas de compte et ne reçoivent pas d’email ; ils apparaissent sur le Gantt (« ext. ») et ont leur colonne dans le Kanban. Les administrateurs gèrent la liste (renommer, archiver) dans Gestion → Membres.

Donner son feedback

En bas de la page d’un projet, chaque membre de l’équipe peut laisser un feedback : 👍 Positif, 💡 Suggestion ou ⚠ Problème. Le responsable du projet est prévenu par email. On peut supprimer son propre feedback ; les administrateurs peuvent supprimer tous les feedbacks.

Historique des modifications

Tout en bas de la page d’un projet (et d’une idée), Historique des modifications montre qui a changé quoi et quand : statut, dates, responsable, tâches créées ou modifiées, personnes assignées, feedbacks… avec l’ancienne et la nouvelle valeur. Cet historique est visible par toute l’équipe et ne peut pas être modifié.

8. Les tâches et le diagramme de Gantt

Dans la page d’un projet, le diagramme de Gantt montre les tâches sur une frise (la ligne rouge marque aujourd’hui). Le responsable du projet et les administrateurs peuvent :

• + Tâche : intitulé, dates, état, avancement et personnes assignées : cochez une ou plusieurs personnes. Chacune est prévenue par email et peut faire avancer la tâche.
• Cocher Jalon pour une date clé (losange ◆), par exemple une mise en service.
• Indiquer « Après la tâche » : un ⚠ apparaît si une tâche commence avant la fin de celle dont elle dépend.
• Cliquer sur une barre pour modifier la tâche.
• Réordonner les lignes en glissant la poignée ⋮⋮, ou avec les flèches ▲ ▼.
• Changer l’échelle : Jour / Semaine / Mois.

États d’une tâche : À faire → En cours ⇄ Bloquée → Terminée. « Terminée » et 100 % d’avancement vont toujours ensemble. Une tâche bloquée apparaît hachurée, une tâche en retard encadrée de rouge.

Si une tâche vous est assignée, vous pouvez toujours mettre à jour son état et son avancement, même si vous n’êtes pas responsable du projet.

9. Le Kanban

Menu Kanban. Choisissez en haut Projets ou Tâches, puis la façon de ranger les colonnes :

• Par membre : une colonne par personne (et « Non attribués »). Glisser une carte dans la colonne d’un membre la lui attribue. L’en-tête de chaque colonne indique sa charge. Une tâche confiée à plusieurs personnes apparaît dans la colonne de chacune ; la glisser d’une colonne à l’autre remplace seulement la personne de départ, les autres restent assignées.
• Par statut / par état : glisser une carte d’une colonne à l’autre la fait avancer.

Filtres : la liste Personne n’affiche que ce qui concerne un membre ou un intervenant externe (ses tâches ; pour les projets, ceux dont il est responsable ou co-gestionnaire, ou où il a une tâche). La liste Échéance garde ce qui est en retard, à faire dans les 7 jours, ce mois-ci, le mois prochain, ce trimestre, le trimestre prochain, ou sans date. Les filtres restent dans l’adresse de la page : mettez-la en favori pour retrouver « mes tâches du mois » d’un clic.

Sur téléphone ou tablette, utilisez la liste déroulante présente sur chaque carte.

10. Le planning

Menu Planning : tous les projets actifs du domaine et leurs tâches sur un seul Gantt. Le bouton ▸ / ▾ devant un projet masque ou affiche ses tâches ; Tout replier ne laisse que les barres des projets. Ce choix est mémorisé dans votre navigateur.

Carte mentale

En haut du planning, 🧠 Carte mentale montre tous les projets du domaine en carte : le domaine au centre et une branche par catégorie, responsable, statut ou trimestre d’échéance. Chaque projet montre son statut (pastille), son avancement et ⚠ s’il est en retard ; un projet finalisé (en production) apparaît en vert plein ✔ FINALISÉ et chaque branche compte ses projets finalisés ; un projet abandonné est grisé et barré. Cliquez sur un projet pour déplier son résumé (responsable, co-gestion, dates, avancement, tâches, documents) et ses tâches, sans quitter la carte ; « ↗ Ouvrir le projet » mène à sa page ; un second clic le replie. Cochez Afficher les tâches pour voir celles de tous les projets. Cliquez sur une branche pour la replier ; ⬇ Image l’enregistre (pour une présentation). La carte reflète les projets : seuls ceux qui en ont le droit (administrateurs, responsables) les modifient.

11. Les notifications par email

Vous recevez un email quand :

• une tâche vous est assignée ;
• on vous confie la responsabilité d’un projet ;
• une décision est prise sur une de vos idées (avec le motif) ;
• quelqu’un laisse un feedback sur un projet dont vous êtes responsable.

Jamais pour une action que vous faites vous-même. Chaque type d’email se désactive dans Mon compte.

Vous ne recevez rien ? Vérifiez d’abord vos courriers indésirables et vos préférences dans Mon compte. Les administrateurs y trouvent le bouton Envoyer un email de test, qui indique tout de suite si l’envoi fonctionne et, sinon, pourquoi.

12. Pour les administrateurs

Gérer l’équipe

Menu Membres → Ajouter un membre : nom, adresse @epfc.eu et rôle. C’est cet ajout qui autorise la personne à se connecter. Retirer de l’équipe lui retire l’accès au domaine ; ses projets et tâches en cours redeviennent à attribuer, son historique est conservé.

Une même personne peut faire partie des deux équipes : ajoutez simplement son adresse dans chacune.

Importer des idées

Pour reprendre une liste existante (ancien fichier, notes d’un prédécesseur…) : page Idées → ⬆ Importer. Préparez dans Excel un tableau avec les colonnes Titre, Catégorie et Description, puis Fichier → Enregistrer sous → CSV — ou copiez simplement les cellules et collez-les dans la zone prévue. Un aperçu permet de corriger les catégories non reconnues et de décocher des lignes avant d’importer. Les idées arrivent au statut « Nouvelle », à votre nom, dans le domaine affiché.

Journal des modifications

Menu Journal : toutes les modifications du domaine (idées, projets, tâches, feedbacks, commentaires, membres, exports), de la plus récente à la plus ancienne, filtrables par personne et par type. La direction y voit aussi les téléchargements et restaurations de sauvegardes.

Exporter le domaine

Tableau de bord → ⬇ Exporter (Excel) : un classeur avec le résumé, les idées, les projets, les tâches, l’historique des décisions, les commentaires et les membres du domaine affiché. Pratique pour un rapport ou une réunion.

13. Pour la direction

• Basculer entre IT et Bâtiment avec le sélecteur en haut de l’écran. Un lien vers un élément de l’autre domaine (par exemple dans un email) bascule automatiquement.
• Sauvegarder : menu Sauvegarde → Télécharger une sauvegarde. Un seul fichier contient toutes les données des deux domaines. Faites-le au moins chaque semaine et rangez le fichier en lieu sûr (accès restreint).
• Restaurer : même page, en choisissant un fichier de sauvegarde et en tapant RESTAURER. Toutes les données sont remplacées (une copie de sécurité est faite avant) et tout le monde est déconnecté. Le fichier se restaure aussi sur une nouvelle installation, en cas de changement d’hébergement.

L’application Teams

EPFC_Gest peut aussi s’ouvrir dans Microsoft Teams : une icône dans la barre de gauche et des onglets dans les canaux (Kanban de l’équipe, projets, planning…), avec connexion automatique par le compte Teams. Mise en place : Gestion → Application Teams (paquet à téléverser et réglages Entra ID), réservée aux équipes IT et Bâtiment.

Le Kanban de la coordination (direction)

Une vue d’ensemble « non détaillée » pour la coordination : Kanban → 🧭 Coordination. Une carte par projet retenu, rangée par statut, avec son pourcentage de réalisation calculé en direct à partir de l’avancement des tâches, son responsable, son échéance (en rouge si elle est dépassée) et le nombre de tâches terminées. Le tableau se met à jour tout seul chaque minute ; le bouton Imprimer en donne une version papier.

• Choisir les projets : cochez « 🧭 Repris dans le Kanban de la coordination » sur la fiche d’un projet, ou cochez-les tous d’un coup dans « Choisir les projets » sous le Kanban.
• Confidentialité : seule la direction voit cet onglet, ces cases et ces choix (ni l’équipe, ni l’historique des projets, ni le journal des autres admins).
• Page web pour Teams : « 🔗 Page web pour Teams (lien secret) » → Créer le lien. La page, en lecture seule et sans connexion, s’ajoute dans Teams comme onglet Site web d’une conversation ou d’un canal privé. Toute personne qui a le lien peut la voir : partagez-le seulement avec les bonnes personnes ; Régénérer le lien coupe immédiatement l’ancien, Supprimer le lien ferme la page.

Le budget

Menu Gestion → Budget, pour le domaine affiché. Il est réservé à la direction, qui peut donner l’accès à des admins ou des membres (bas de la page Budget, « Accès au budget ») : ils consultent, saisissent les postes et téléchargent le fichier rempli ; l’import, la suppression et les accès restent à la direction.

1. Importer le classeur Excel reçu de la comptabilité (par exemple Budget_IT_2027.xlsx). L’application lit la feuille BUDGET 2027 : les comptes analytiques, leurs postes et les chiffres de référence (budget de l’année précédente, comptes à date, moyennes, détail des années passées).
2. Gérer chaque poste : montant, commentaire, source de financement ; ajouter ou supprimer un poste. Chaque champ est enregistré dès que vous le quittez (✓). Les totaux par compte et le total général se mettent à jour, à côté des chiffres de référence.
3. ⬇ Fichier Excel rempli : le classeur d’origine, identique, avec seulement les zones à remplir complétées (postes, montants, commentaires, sources). Les autres feuilles, les formules et la mise en forme sont conservées ; Excel recalcule les totaux à l’ouverture.

Chaque compte dispose d’un nombre fixe de lignes dans le fichier Excel : quand elles sont toutes utilisées, ajoutez des lignes à ce compte dans le modèle Excel puis réimportez-le (après avoir supprimé le budget de l’année), ou regroupez des postes. Toutes les modifications du budget sont tracées dans le Journal, visible de la direction uniquement.

Le budget Bâtiment

Pour le Bâtiment, Budget est dans le menu principal et ouvre directement le budget le plus récent (la liste des budgets et l’import restent accessibles par « ← Budgets »). Le classeur du budget Bâtiment (par exemple 2027_Budget.xlsx) s’importe une fois ; trois onglets :

• Récapitulatif : tous les comptes et rubriques de la feuille RECAPITULATIF, avec le budget de l’année, les années précédentes et l’écart. La colonne de l’année est recalculée avec l’entretien et le gros entretien tels qu’ils sont dans l’application ; un clic sur ces comptes ouvre leur onglet.
• Entretien (feuille ENTRETIEN) : une ligne par dépense — récurrence (R01 chaque année, R02 tous les 2 ans…), nature, fournisseur, budget, frais réels, commentaires, prochaine échéance — et le planning 2021-2040.
• Gros entretien (feuille GROS ENTRETIEN) : libellé, entreprise, n° de projet (plan Travaux 30 ans), montant provisionné, montant budgété, remarques, frais réels, commentaires.

Un montant s’écrit 1 234,56 ; un calcul commence par =, comme dans Excel (=1500*1,06*(1+$F$2)), et son résultat s’affiche dessous. Les paramètres des calculs de chaque feuille (taux d’indexation E2, F2, G2, G1, coefficient H1…) sont modifiables : tout est recalculé. Un coefficient à 0 (H1 dans le gros entretien) neutralise les lignes qui le multiplient : elles sont signalées « × H1 = 0 » et comptées 0 €.

⬇ Classeur Excel à jour : le même classeur, les autres feuilles intactes ; ENTRETIEN et GROS ENTRETIEN sont mises à jour (lignes ajoutées insérées avant le total, totaux sur toutes les lignes, filtres retirés) et le récapitulatif se recalcule à l’ouverture.

Les demandes de budget (Bâtiment)

Pour le Bâtiment, le menu Demandes remplace les idées : chaque demande de dépense a un numéro fixe, une année visée et/ou une récurrence (2027, R01, 2027 (R05)), un poste budgétaire, une entreprise, une référence de devis, un montant (ou un calcul commençant par =) et des remarques. Tous les membres du Bâtiment peuvent en introduire et les modifier.

• Importer le classeur (admins) : Demandes_budget.xlsx, historique et liste de travail fusionnés par numéro ; chaque colonne « Avis … » devient une réunion budgétaire. Réimporter met à jour sans doublon.
• Réunion budgétaire : créez-la (« Avis Jérôme 05/11/2026 »), puis passez les demandes à traiter une à une : à rajouter, reporté, non, à voir, oui, ou un avis libre. Le compteur suit l’avancement et le montant retenu.
• ➕ Plan d’entretien : une demande retenue devient une ligne du dernier budget, préremplie (libellé, entreprise, récurrence, montant, « Demande n° … ») : dans le gros entretien si son poste est « Gros Ent-Rép », sinon dans l’entretien. La demande passe à l’état Traitée.
• ⬇ Excel : la liste dans la présentation du classeur, une colonne par réunion.

14. Questions fréquentes

Je ne vois pas le menu « Membres » ou le bouton « Exporter ».

Ils sont réservés aux administrateurs du domaine affiché.

Je ne peux pas modifier un projet ou ses tâches.

Seuls son responsable et les administrateurs le peuvent. Vous pouvez toujours faire avancer les tâches qui vous sont assignées.

Une idée a disparu de la liste.

Elle a sans doute été validée (elle est devenue un projet), mise au placard ou rejetée : choisissez « Tous les statuts » dans le filtre.

Je ne reçois pas d’emails.

Vérifiez vos choix dans Mon compte et votre dossier de courrier indésirable. Les emails partent de l’adresse de l’application EPFC_Gest.

Microsoft affiche une erreur « AADSTS… » à la connexion.

Votre compte n’est pas encore autorisé pour l’application : contactez l’administrateur de votre équipe.

Le premier affichage est lent.

Si l’application n’a pas été utilisée depuis un moment, elle met quelques secondes à se réveiller. C’est normal.

Une autre question ? Adressez-vous à l’administrateur de votre équipe.